ChangeLab i praktiken: från tidsbestämda insatser till kontinuerlig förändring
När vi tänker på förändring i organisationer är det många av oss som tänker på projekt som påbörjas och avslutas. I den här texten berättar vi varför vi behöver vända ryggen mot det förhållningssättet och istället vända oss mot att se på förändring som en kontinuerlig process som aldrig tar slut.
Ett projekt är en tidsbestämd arbetsinsats för att åstadkomma ett fördefinierat resultat. I regel utförs projektet av en tillfällig grupp personer och det brukar gå till ungefär så här: Vad ska vi åstadkomma? Vad behöver vi göra för att åstadkomma det? När ska vi vara klara? I bästa fall ställer de också frågan Hur vet vi att vi lyckats?, men allt för ofta antar projektgruppen bara att de lyckats när de gjort det de sagt att de skulle göra, alltså genomfört projektaktiviteterna.
Det här sättet att bedriva förändring passar utmärkt när problemformuleringen är enkel, resultatet är förutsägbart och vi kan kontrollera kedjan mellan de förändringar vi gör och deras effekt. Helt enkelt när problemet som ska lösas inte är av komplex natur. Och det stämmer faktiskt in på många förändringsproblem. Om vi ska koordinera flytten mellan två kontorslokaler, eller flytta alla användare från ett digitalt system till ett annat, eller slussa många människor genom ett standardiserat utbildningsprogram. DÅ kan vi fira framgången när möblerna är på plats och personalen fått access, när alla fått sin nya certifiering eller när det gamla systemet har stängts av.
Tänk om alla förändringar vore såhär enkla! Men oftast förväntas även någon form av beteendeförändring ske hos individer, grupper eller hela ekosystem av människor. När vi ska bli bättre på att förstå våra kunders behov, innovera nya produkter och tjänster, lära oss anpassa oss till förändring eller öva på att samarbeta över gränser – då är resultaten inte förutsägbara. Då finns inte kontrollen över effektkedjan och problemformuleringen består av flera perspektiv. Dessutom är resultatet ofta svårt att mäta. Vi har alltså ett komplext förändringsproblem framför oss!
ChangeLab som metod vänder sig bort från projekt som verktyg för att driva denna sorts förändring. ChangeLabs utgångspunkt är att organisationer är komplexa system, att förändringar därmed är komplexa problem, och att man bara kan nå verkliga resultat i människors vardag med ett experimentellt och utforskande förhållningssätt.
Eller med andra ord: ChangeLab systematiserar förnyelse genom kontinuerlig förändring.
Låt oss belysa skillnaden mellan förändringsprojekt och kontinuerlig förändring ur tre perspektiv.
Ständigt lärande istället för inledande analys
Ett förändringsprojekt inleds eller föregås av någon form av analys. Information samlas in och bearbetas i syfte att ligga till grund för de kommande stegen. Problemet med detta är att denna kunskapen snabbt blir gammal och besluten som fattas på gammal kunskap i bästa blir fall inaktuella och i värsta fall direkt skadliga.
I ChangeLab sker kunskapsinhämtandet löpande och nya insikter skapas och omvärderas hela tiden. Det betyder att beslut och experiment baseras på färska insikter. Dessutom behöver vi inte vänta med förändringen tills vi har tillräckligt mycket information för att ha alla svar.
Målet i sikte istället för ett fördefinierat resultat
I ett förändringsprojekt handlar resultatet oftast om att införa något, en lösning. Denna lösning har skapats i de tidiga faserna av projektet eller utanför projektet. I vissa fall är lösningen en färdig modell som någon annan skapat eller som beskrivits i en bok. Det kan vara ett ledningssystem, en omorganisation, en process eller en metodik. Problemen med detta är att:
projektet blir fokuserat på “införandet” och inte på de resultaten som införandet ska leda till.
lösningen blir rigid och kanske inte alls anpassad för problemet, särskilt inte om samma lösning införs i delar av organisationen med sinsemellan olika förutsättningar
människor blir frustrerade för att de ser bara förändringsaktiviteterna och inte resultaten eftersom de kommer långt senare (om de kommer alls)
I ChangeLab sker förändringen i många små steg som sker hela tiden. De stora formella förändringarna (titlar, processer, styrdokument och arbetsbeskrivningar) sker i efterhand för att anpassa kartan efter verkligheten istället för tvärtom. Människor blir mindre frustrerade eftersom förändringen integreras i vardagen och de ges möjlighet att utforma lösningen på sina problem utifrån förutsättningarna i sin vardag.
Förändring hela tiden istället för givna milstolpar
I ett förändringsprojekt skördas frukten av arbetet i slutet av den oftast ganska långa projekttiden. I vissa projekt är effekten bokstavligt 0 ända fram till en given tidpunkt då en lansering, sjösättning eller utrullning sker. Om effekten då inte blir den väntade, eller om målet eller förutsättningarna har förändrats, är arbetet med projektet mer eller mindre förgäves. Vad gör vi då? Inleder ett nytt förändringsprojekt så klart! Och så är den ändlösa förändringsstafetten igång.
I ChangeLab sker förändringen hela tiden. När målet eller förutsättningarna förändras, vilket alltid sker i någon mån, så anpassas arbetet istället för att börja om. I ChangeLab sker hela tiden omprioriteringar av vilka problem som är mest värda att lösas.
Alltså…
Du kan se ChangeLab som organisationens operativsystem för kontinuerlig förändring och ständigt lärande. Med ChangeLab bygger du organisationens grundläggande förmåga att anpassa sig för en föränderlig omvärld och nya förutsättningar, samtidigt som du styr förändringen mot den ambition som organisationen arbetar för just nu.
Vill du diskutera ChangeLab och förändringsmetodik? Vi ses i så fall i vår grupp på LinkedIn!
