Komponenter i ChangeLab

Roller

Förändringsägare

Förändringsägaren ansvarar för ChangeLab och förändringen i sin helhet. Förändringsägarens viktigaste ansvar är att styra så att ChangeLab jobbar med att lösa rätt problem, så att förändringen sker i riktning mot ambitionen. Förändringsägaren formulerar och definierar ambitionen, prioriterar problemen som ska lösas och definierar mätpunkter och styr på så sätt vad ChangeLab och ChangeLab-coacherna ägnar sin tid åt. Till sin hjälp kan Förändringsägaren ha en styrgrupp eller organisationens ledningsgrupp.

ChangeLab-coach

ChangeLab-coacherna ansvarar för det dagliga arbetet i ChangeLab, framför allt i Förändringsloopen. Den mesta av ChangeLab-coachernas tid går till att hjälpa ambassadörer designa, driva och utvärdera experiment och förändringsaktiviteter i Uppgift 2 - Integrera förändringen och till att förstå och konceptualisera förändringen i Uppgift 3 - Förstå förändringen och i Uppgift 1 - Konceptualisera förändringen.

ChangeLab-coacherna utför även eget arbete med att lösa problem genom experiment och förändringsaktiviteter i Förändringsloopen.

ChangeLab-koordinator

ChangeLab-koordinatorn ansvarar för arbetet i Uppgift 4 - Koordinera arbetet. Där ingår koordinering av allt arbete i ChangeLab, inklusive att arbeta för att förändringen har resurser och stöd i organisationen. ChangeLab-koordinatorns viktigaste ansvar är att experiment och förändringsaktiviteter blir gjorda och utvärderade samt att metoden ChangeLab används på ett bra sätt och och dess principer följs.

Ambassadör & förändringsagenter

Det är ambassadörerna som ser till att förändringen blir av! Det gör de genom att driva förändringen i sin kontext, i form av experiment och förändringsaktiviteter. En ambassadör är en medarbetare i organisationen som har valt att ansluta sig till ChangeLab för att delta i förändringen. Förändringsagent kallar vi de personer som arbetar med förändringen i sin kontext men utan att ta direkt hjälp av ChangeLab.

Artefakter

En strategisk ambition är svaret på frågan “varför behövs denna förändring” och beskrivs i form en riktning för organisationen. Läs mer om ambition på sidan Styra förändringen med ChangeLab.

Insikter

En insikt är ett kortfattat påstående om ett fenomen inom organisationen eller samspelet mellan människorna i den. En insikt hålls för sant tills motsatsen är motbevisad. Insikter skapas löpande i Uppgift 3 - Förstå förändringen. En insikt är inte fakta och det viktigaste är inte att den är korrekt. Däremot ska den vara användbar vid vägval i Uppgift 1 - Konceptualisera förändringen och för att Styra förändringen med ChangeLab.

Problem

Problemen som ChangeLab ska lösa för att förändringen ska äga rum formuleras som HSVK-frågor – “Hur skulle vi kunna…?” – (eller “HMW” – “How Might We” på engelska). ChangeLab löser komplexa problem med hjälp av experiment och icke-komplexa problem med hjälp av förändringsaktiviteter i Förändringsloopen.

Läs mer om problem och arbetet med att lösa dem på sidan Driva förändring med ChangeLab.

Experiment

Ett experiment är ett test av en lösning på ett komplext problem. Det syftar till att generera två saker:

1. Resultat i form av förändring exempelvis nya beteenden, förbättrat samspel mellan människor eller ny förmåga en avgränsad del i organisationen.

2. Lärdomar om vad som fungerade, vad som inte fungerade, hur samspelen förändrades och hur människorna som exponerades för experimentet reagerade.

Läs mer om experiment på sidan Driva förändring med ChangeLab.

Förändringsaktivitet

En förändringsaktivitet är arbetet med att lösa ett icke-komplext problem. Till skillnad från experiment är förändringsaktiviteter linjära vilket innebär att de utförs från början till slut med avsikten att generera ett resultat när de är genomförda.

Läs mer om förändringsaktiviteter på sidan Driva förändring med ChangeLab.

Mätpunkter

I ChangeLab finns två sätt att mäta förändring, två typer av mätpunkter: ledande indikatorer och eftersläpande indikatorer (från engelskans leading och lagging indicators). I Uppgift 4 - Formulera och anpassa ambitionen ingår att definiera dessa och att löpande följa upp dem. I ChangeLab är vi noga med att det vi mäter ska vara användbart för att styra och förbättra förändringen och vi undviker att mäta det vi gör för att visa att “aktivitet pågår”. Ledande indikatorer blickar framåt och ger oss signaler att förändringen är på väg åt rätt håll och att det vi gör för tillfället har potential att fungera. Eftersläpande indikatorer blickar bakåt och ger oss bevis på resultat av förändringen.

Läs mer om mätpunkter på sidan Styra förändringen med ChangeLab.

Ritualer

Formulera/anpassa strategisk ambition

Formulering av strategisk ambition sker oftast i början av förändringen. Antingen görs det av förändringsägaren eller så kommer ambitionen till ChangeLab som ett direktiv, exempelvis från organisationens ledningsgrupp. Ambitionen formuleras i form av en riktning. Till ambitionen kopplas med fördel ett antal mätpunkter, se komponenten Mätpunkter.

I takt med ChangeLab lär sig mer om organisationen och förändringen och genererar insikter om dem i Uppgift 1 - Förstå förändringen så behöver den strategiska ambitionen anpassas. Det sker löpande i Uppgift 4 - Formulera och anpassa ambitionen. Den strategiska ambitionen anpassas genom att förändringsägaren, eventuellt med stöd från styrgrupp eller organisationens ledningsgrupp, byter ut formuleringen av den strategiska ambitionen, och konsekvensändrar de mätpunkter som finns knutna till den.

Fånga insikter

Det viktigaste syftet med Uppgift 3 - Förstå förändringen är att omvandla signaler från experiment och förändringsaktiviteter till insikter. Det görs i ritualen fånga insikter. Det kan ske på olika sätt. Erfarna ChangeLab-coacher har detta arbete som en naturlig och integrerad del av sitt vardagliga arbete, men både erfarna och mindre erfarna ChangeLab-coacher behöver ibland fånga insikter som en fokuserad aktivitet.

Innan fånga insikter äger rum har signaler från förändringsarbetet, främst från experiment och förändringsaktiviteter, samlats in och dokumenteras under signaler på signaltavlan. Detta görs löpande i förändringsloopen.

Ritualen fånga insikter sker i tre steg:

• Mönster identifieras bland de signaler som samlats in

• Insikter formuleras från dessa mönster.

• Tidigare insikter omvärderas utifrån nya signaler.

Efter fånga insikter verifieras insikterna genom att fråga “Vad betyder det?”, “Är det signifikant/användbart?” och “Är det sant?”. Den sista frågan, "Är det sant?” kan kräva flera iterationer av aktiviteten fånga insikter. Under dessa iterationer hanteras insikten som ett “utkast” till insikt.

Bryta ner och prioritera problem

Det är Förändringsägarens ansvar att problemen på Strategitavlan är nedbrutna och prioriterade. Den ritualen kan ske löpande eller, som vi vissa fall, vid särskilt återkommande tillfällen. Det är en god idé att nedbrytning och prioritering av problem sker i samarbete eller närvaro av Changelab-coacher och ChangeLab-koordinator så att alla har samma information och är införstådda med logiken bakom nedbrytningen och tankarna bakom prioriteringen.

Resultatet av nedbrytning och prioritering av problem är att Strategitavlan är aktuell.

Coachning (av ambassadör)

Experiment i Förändringsloopen utförs i regel av ambassadörer med stöd av ChangeLab. Stödet som ambassadören får sker i regel av coachning från ChangeLab-coacherna. Coachningen kan gå till på olika sätt men det typiska är att ambassadören kommer till ChangeLab efter utfört experiment för en coachningtillfälle.

Coachning går till enligt följande:

1. Integrera förändringen

   • Utvärdering av utfört experiment.

2. Förstå förändringen

   • Signaler från experimentet samlas in

3. Konceptualisera förändringen

   • Vägval för experimentet baserat på utvärderingen

   • Experimentet avslutas, upprepas, anpassas, byter kontext eller skalas upp

4. Integrera förändringen (Förändringsloopen börjar om)

   • Experimentet designas

Experimentet utförs sedan mellan coachningtillfällen.

Förutom individuella återkommande coachningtillfällen mellan ambassadör och ChangeLab-coach kan coachning ske i grupp för experiment inom samma område, eller mer löpande mellan an ambassadör och en ChangeLab-coach som är väl bekanta med metodiken.

Koordineringsmöten

När förändringen är i full gång är det mycket som händer och mycket att hålla reda på. För att förändringsteamet ska ha samma information och en chans att planera sitt arbete är det en god idé att ha koorderingsmöten, exempelvis en gång i veckan. De är inte obligatoriska för metoden ChangeLab. En skicklig ChangeLab-koordinator kan möjligen åstadkomma detta ändå.

På ett typiskt koordieringsmöte deltar Förändringsteamet (Förändringsägaren, ChangeLab-koordinatorn och ChangeLab-coacherna). Mötet tar en timme och behandlar följande punkter:

1. Ny information som kommit till ChangeLab. Exempel: nya insikter, ny ambition, ny mätpunkter eller förändrade förutsättningar.

2. Status i Förändringsloopen. Pågående experiment och förändringsaktiviteter?

3. Kommande förändringsaktiviteter. Vad händer kommande veckor enligt aktivitetstavlan?

4. Kapaciteten för förändringen. Aktivitet hos ambassadörer, ambassadörer på väg in/ut?

5. Stödet för förändringen? Hos intressenter och i organisationen i stort?

Verktyg

Strategitavla

Strategitavlan visualiserar de problem som ChangeLab behöver lösa för att nå ambitionen. Den är uppdelad i tre rubriker:

Backlog

I backloggen finns alla problem som identifierats. De är ordnade i en hierarkisk relation till varandra där problem på högsta nivån är nedbrutna till mindre problem, tills dess att de är så konkreta att de kan adresseras med ett experiment eller en förändringsaktivitet.

I backloggen finns också Lösningar. Lösningar är i sig inte en artefakt i ChangeLab utan en konkret beskrivning av en lösning på ett problem som ska integreras genom experiment eller Förändringsaktiviteter. En lösning kan exempelvis vara en blueprint designad av en expert, ett arbetssätt från en populär bok, en metod från ett metodramverk eller en kreativ lösning som arbetats fram av människorna i ChangeLab. Lösningen är sedan i sin tur nedbruten i de problem som behöver lösas för att integrera den.

Prioritering

Rubriken prioritering på Strategitavlan är ett stöd för förändringsteamet för att avgöra vilket problem det är ags att ta itu med härnäst. Prioriteringen följer logiken av en fyrhörning med axlarna “Utmaning” och “Effekt”. En riktlinje är att prioritera problem i följande ordning:

1. Låg utmaning och låg effekt. Så kallade Quick Wins. De har oftast låg risk men genererar ny förståelse för förändringen.

2. Låg utmaning och hög effekt. Så kallade Beacons. De är värdefulla men svåra att hitta. I regel kräver de gott om upparbetad förståelse innan de kan identifieras och lösas.

3. Hög utmaning och hög effekt. Så kallade Giant Leaps. De har hög risk om de utförs tidigt i förändringen och bör därför i regel ske senare. Giant leaps med hög förutsägbarhet kommer sannolikt betraktas som icke-komplexa och genomföras som förändringsaktiviteter. Giant Leaps med låg förutsägbarhet kommer sannolikt brytas ner i mindre problem och utforskas genom experimenterande.

Pågående

Under rubriken pågående på Strategitavlan visualiseras de problem som ChangeLab jobbar med att lösa just nu, det vill säga de problem som befinner sig i förändringsloopen. Den är uppdelad i två sektioner, en för komplexa problem med hög osäkerhet som adresseras med experiment och en för icke-komplexa problem med låg osäkerhet som adresseras med förändringsaktiviteter.

Här syns bara vilka problem som just nu befinner sig i förändringsloopen, själva experimenten och förändringsaktiviteterna visualiseras på experimenttavlan respektive aktivitetstavlan.

Experimenttavla

Experimenttavlan visualiserar de experiment som just nu loopas genom förändringsloopen eller står i begrepp att göra det. Den är utformad som ett klassisk kanban-flöde där experimenten flödar från vänster till höger.

Kolumnerna är:

1. Att göra. Här finns experiment som ännu inte är designade men som mappar mot ett prioriterat problem på strategitavlan under Pågående

2. Design. Här finns experiment som just nu genomgår deluppgiften Designa experiment i Uppgift 2 - Integrera förändringen

3. Utför. Här finns experiment som just nu genomförs enligt den deluppgiften i Uppgift 2 - Integrera förändringen.

4. Utvärdera. Här finns alla experiment som just nu genomgår eller väntar på utvärdering i Uppgift 2 - Integrera förändringen, som alltså i praktiken väntar på nästa coachningtillfälle mellan ambassadören som driver experimenten och en ChangeLab-coach.

5. Klar! Här ligger alla genomförda experiment. Experiment som loopas genom Förändringsloopen flera gånger hamnar i regel bara här när de loopats för sista gången.

Desto fler personer som har tillgång Experimenttavlan desto bättre är det i regel.

Insiktstavla

Insiktstavlan är en fysisk eller digital yta som syftar till att systematisera och visualisera ChangeLabs samlade lärande om förändringen, organisationen och samspelet mellan människorna i den. Insiktstavlan är uppdelad i tre sektioner:

1. Signaler. Här samlas värdefull och användbar information som samlats in under förändringen. Vi hallar varje enskild “information” för en signal. Mest centrala är signaler från utvärderingen av experiment. Signalerna kan gärna grupperas utifrån ämne, kategori eller problemområde.

2. Mönster. När ChangeLab-teamet genomför ritualen fånga insikter skapas mönster. Mönstren grupperas utifrån på ett sätt som verkar logiskt, utifrån ämne, problemområde eller kategori.

3. Insikter. Här samlas de insikter som är vägledande för förändringen just nu. De antas vara sanna tills motsatsen är bevisad och de upplevs som signifikanta och användbara för framtida vägval.

Desto fler personer som har tillgång Experimenttavlan desto bättre är det!

Aktivitetstavla

Experimenttavlan visualiserar de förändringsaktiviteter som just nu loopas genom förändringsloopen eller står i begrepp att göra det. Den är utformad som ett flöde där de aktiviteter som ligger närmast i tid är mer detaljerat beskrivna än de aktiviteter som är grovt planerade att utföras längre fram.

En typisk aktivitetstavla har kolumnerna:

1. Denna vecka

2. Nästa vecka

3. Denna månad

4. Nästa månad

5. Detta kvartal

6. Nästa kvartal